Kuidas koosolek efektiivsemaks muuta?

Mis on need tulemused, mille saavutamiseks on tarvis inimeste samaaegset näost näkku suhtlemist? Mis peaks olema teisiti, kui koosolek lõpeb? Vastuse leidmine nendele küsimustele on iga eduka koosoleku korraldamise võti.

Pahatihti on koosolekute päevakorrapunktid ainult üldised teemakirjeldused ilma lõpptulemuse sõnastamiseta. Nii saabki pikale venivat jutupuhumist katkestada ainult suvaliselt valitud kellapiiranguga: näiteks 10 minutit teemale X ja 15 minutit teemale Y.

Ainuüksi ajapiirangu ja tegevuse kirjelduse abil ei saa aga olla kindel, et arutelu on eesmärgipärane. Saame ainult olla veendunud, et koosoleku kestvus on “õige”.

Mida teha korduvate koosolekutega? Koosolek on vahend millegi saavutamiseks, kus inimeste samaaegne koos viibimine on kõige otstarbekam. Nii arutatakse iganädalastel müügikoosolekutel tihti olemasolevate klientide probleemide ning uute ja vanade klientide lisamüügi üle. Sobilik lõpptulemus võiks olla näiteks kokkulepe plaanitud tegevustest olemasolevate ning uute klientide juures.

Kindlasti ei tasu alustada ühtki uut ega korduvat koosolekut ilma, et on kokku lepitud soovitud tulemustes.

2. Tegevuskava koosneb vaheetappidest

Kuidas aitab see koosolek sinu lõppeesmärke paremini saavutada, ning kui kaugel me sellest oleme? Arusaadavalt on lõppeesmärgini jõudmiseks tarvis läbida mitu vaheetappi. Soovitav on needki eelnevalt valmis mõelda ja kirja panna. Kui seda ei ole võimalik ilma osalejate panuseta teha, leppige koosoleku alguses vaheetappides ühiselt kokku ning pange need kirja.

Kui osalejatel pole selget ülevaadet, kui kaugel protsess parajasti on, siis on väga kerge raisata väärtuslikku aega erinevate punktide vahel pendeldades. Kui kõikidel on aga ülevaade protsessist, hoiab see oluliselt kokku nii aega kui ka energiat.